İkili İş Birliği Protokol (MoU) Süreci

İkili İşbirliği Protokolü üniversiteler arasında coğrafya fark etmeksizin imzalanan, mali olarak ayrıca bir protokol yapılmadıkça, belirli bir finansal destek içermeyen karşılıklı iyi niyet ve dostluk anlaşmalarıdır.

Her ne kadar finansal boyutu olmasa da bu anlaşmalar sayesinde hem öğrenciler hem de öğretim elemanları karşılıklı olarak, kurumların kabul etmesi kaidesiyle eğitim ve öğretimlerini karşı kurumlarda gerçekleştirebilir. Özellikle daha kapsamlı program anlaşmaları veya çift diploma gibi anlaşmalar öncesinde imzalanan ikili işbirliği protokolleri genellikle kısa dönemli öğrenci veya öğretim elemanı değişimlerinde, laboratuvar, kütüphane, tez çalışması gibi akademik faaliyetlerde etkin olarak kullanılabilir.

YÖK tanınırlığı olmayan kurum ile ikili protokol yapılamaz.

İkili işbirliği protokolü imzalanması istenen kurumla iletişim sağlanmadan önce ilgili üniversitenin https://okultanima.yok.gov.tr/ üzerinden tanınırlığı sorgulanır.

Sorgulama yapmak için şu adımlar izlenir:

E-devletten giriş yapılır.

Arama kutusuna “Okul Tanıma” yazılır. Çıkan ekranda Okul Tanıma Belgesi Sorgulama (Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı) seçeneği seçilir.

“Uygulamaya git” seçeneği tıklanır.

Çıkan ekranda ülke seçilerek alt kısmında çıkan listeden ilgili üniversite taranır.

E-devlet tanınırlık listesinde ilgili kurum adı geçiyorsa YÖK tanınırlığı var olduğundan protokol süreci başlatılabilir.

Protokol sürecinin başlatılabilmesi için aşağıda uygun protokol taslağı doldurularak tanınırlık belgesiyle birlikte Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğüne üst yazı ile gönderilir.

Kurumun listede çıkmaması halinde Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’ne gönderilecek üst yazıda tanınırlığın YÖK’ten istenmesi talep edilebilir. Bu yazıya protokol taslakları da eklenmelidir.

PROTOKOL TASLAĞININ DOLDURULMASINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

• Koordinatörlüğün web sayfasında yer alan şablonlardan uygun olanı seçilerek (Türkçe ve İngilizce) sarı ile renklendirilmiş alanlar Karşı kurum, şablonu değiştirmeyecek şekilde kendi ana dilinde de çeviri yapabilir. Çevirinin doğruluğu protokol yapılmasını talep eden Üniversitemiz birimine aittir.
• Taslak, karşı kuruma gönderilerek uygunluk alınır ve protokol taslağının sağ üst kısmına karşı kurumun logosunun eklenmesi ile son sayfada yer alan karşı kurumdaki imza yetkilisinin adı soyadı ve unvanının yazılması talep edilir.
• Protokol şablonunda değiştirilen yerler var ise kırmızı renk seçeneği ile yapılan değişiklik vurgulanır.
• Birimlerden Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğüne üst yazı ile gönderilen protokol taslağı, yapılan bir değişiklik olması durumunda değerlendirilmek üzere Ege Üniversitesi Rektörlüğü Protokol İnceleme Komisyonuna gönderilir.
• Komisyon değerlendirmesi sonucunda varsa eksiklikler tamamlanır ve son hali verilen protokol imza yetkisi bulunan Rektör Yardımcımızın imzasına sunulur.

Önemli Not: Şablona uygun şekilde hazırlanan protokollerin imza sürecinin daha hızlı ilerleyeceği unutulmamalıdır.

• İmza süreci tamamlanan protokol, Koordinatörlük tarafından karşı kuruma her dil seçeneğinden ikişer nüsha olarak gönderilir. Karşı kurumdan ıslak imza ve mühürle onaylanan protokolün her dil seçeneğinden birer nüshası kendilerinde kalacak şekilde, diğer nüshaları Koordinatörlüğümüze posta yoluyla gönderilmelidir.
• Karşı kurumda e-imza seçeneği mevcutsa imza işlemi e-imza ile de yapılabilir.
• İkili işbirliği protokolü, son imzanın atıldığı tarih itibariyle ve protokolde geçen süre ve şartlar bünyesinde geçerli olacaktır.