Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü Görev Tanımları

İş Bazında Görev Tanımı

• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği işlem süreçlerine ilişkin takvimin oluşturulması ve Değişim Programları Komisyonuna sunulması
• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği için Yabancı Diller Yüksekokulundan yazılı yabancı dil sınav tarihi alınması,
• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği için üniversitemize ayrılan hibenin birimleri paylaştırılması için çalışmaların yapılarak Değişim Programları Komisyonuna sunulması,
• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği başvurularına ilişkin ilan hazırlanması ve başvurulardan en geç 20 gün önce web sayfasında ilan edilmesi,
• Başvurulara ilişkin gerekli düzenlemelerin yapılması,
• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği değerlendirme ve seçim komisyonunun oluşturulmasına ilişkin birimlere yazı yazılması ve komisyon üyelerinin görevlendirmelerine ilişkin birimlere bildirilmesi,
• Başvurulara ilişkin ayrıntılı bilginin birimlere yazı ile bildirilmesi ve koordinatörlere e-posta ile bilgilendirme e-maili gönderilmesi,
• Yazılı yabancı dil sınav sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi, koordinatörlere e-mail yoluyla bildirilmesi,
• Başvuru belgeleri ve uygunluk denetim belgelerinin birimlerden temin edilmesi ve kontrollerinin yapılması,
• Seçim sonuçlarının kontrol edilmesi, Değişim Programları Komisyonuna sunulması, komisyon kararına sunulması ve sonuçların web sayfasında ilan edilmesi,
• Boş kalan kontenjanlara yerleştirmenin yapılarak Değişim Programları Komisyonuna sunulması, sonuçların web sayfasında ilan edilmesi,
• Kabul edilen öğrencilere gerekli belgelerin düzenlenmesi,
• Kabul edilen öğrencilerle üniversitemiz arasında hibe sözleşmesi imzalanması,
• Öğrenci ve koordinatörlere oryantasyon eğitimi verilmesi,
• Hibe sözleşmesi imzalanan öğrencilerin bilgilerinin Mobility Tool hareketlilik aracına girilmesi,
• Feragat eden öğrencilere ilişkin işlemlerin yürütülmesi,
• Kabul edilen ve hibe sözleşmesi imzalanan öğrencilerin %80’lik ilk ödemelerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Kabul edilen öğrencilerin öğrenim-staj anlaşmaları, ekle-sil işlemlerinin yürütülmesi,
• Hareketlilik işlemini tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öğrencilerin akademik tanınma işlemlerinin yürütülmesi,
• Hareketlilik işlemleri tamamlanan öğrencilerin %20 kalan hibe ödemesi veya iade işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliğine ilişkin e-maillerin cevaplandırılması, öğrencilere işlem süreçlerinde yardım ve desteğin sağlanması,
• Erasmus+ öğrenci hareketliliği kapsamında gelen öğrenci başvurularının birimlere iletilmesi,
• Başvurusu kabul edilen öğrencilerin kabul belgelerinin düzenlenerek öğrenci ve ilgili üniversitelere gönderilmesi,
• Gelen öğrencilerin yurt başvurularının Üniversitemiz Öğrenci Köyü’ne iletilmesi ve gerekli işlemlerin yürütülmesi,
•  Gelen öğrencilere oryantasyon ve tanıtım yapılması,
• Gelen öğrenciler için hazırlanan öğrenci kimlik kartı ve tanıtım materyallerinin öğrencilere teslim edilmesi,
• Gelen öğrencilerin ikamet işlemleri için gerekli belgelerin düzenlenmesi,
• Gelen öğrencilere işlem süreçlerinde yardım ve desteğin sağlanması,
• Gelen öğrencilerin öğrenim-staj anlaşmaları, ekle-sil işlemlerinin yürütülmesi,
• Hareketliliğini tamamlayan gelen öğrencilerin transkript belgelerinin öğrenciye/üniversitesine ulaştırılması,
• Hareketliliğini tamamlayan gelen öğrencilerin katılım belgelerinin öğrenciye/üniversitesine ulaştırılması,
• Erasmus+ Değişim Programına ilişkin ikili protokol işlemlerinin yürütülmesi, birimlerin yaptıkları protokollerin başvuru dönemi öncesinde güncellenerek web sayfasında ilan edilmesi,
• Erasmus+ personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği işlem süreçlerine ilişkin takvimin oluşturulması ve Değişim Programları Komisyonuna sunulması
• Erasmus+ personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği için Yabancı Diller Yüksekokulundan yazılı yabancı dil sınav tarihi alınması,
• Erasmus+ personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği başvurularına ilişkin ilan hazırlanması ve başvurulardan en geç 20 gün önce web sayfasında ilan edilmesi,
• Başvurulara ilişkin gerekli düzenlemelerin yapılması ve başvuruların alınması,
• Yazılı yabancı dil sınav sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi,
• Başvuruların değerlendirme kriterlerine göre puanlamalarının yapılması ve sıralanması, Değişim Programları Komisyonuna sunulması
• Seçim sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi,
• Kabul edilen personellere gerekli belgelerin düzenlenmesi,
• Kabul edilen personellerle üniversitemiz arasında hibe sözleşmesi imzalanması,
• Hibe sözleşmesi imzalanan personellerin bilgilerinin Mobility Tool hareketlilik aracına girilmesi,
• Kabul edilen ve hibe sözleşmesi imzalanan personellerin %80’lik ilk ödemelerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Hareketlilik işlemini tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden personellerin %20 kalan hibe ödemesi veya iade işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Erasmus+ personel hareketliliğine ilişkin e-maillerin cevaplandırılması, personellere işlem süreçlerinde yardım ve desteğin sağlanması,
• Erasmus+ öğrenci ve personel değişimine ilişkin Ulusal Ajansla ve üniversitemiz diğer birimleriyle yapılan yazışmaların yürütülmesi,
• Bir sonraki sözleşme dönemi Erasmus+ hareketliliği gerçekleştirebilmek için Ulusal Ajansa teklif çağrısında bulunulması,
• İlgili hareketlilik dönemi için Ulusal Ajansa ara rapor ve final raporlarının hazırlanarak iletilmesi,
• İlgili sözleşme dönemi sonunda kapanış bütçe hesaplamasının yapılarak Ulusal Ajansa iletilmesi,
• Mevlana değişim programına ilişkin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının belirlediği takvim doğrultusunda gerekli çalışmaların yapılması ve birimlere yazı ile bilgi verilmesi,
• Başvuruya ilişkin süreçlerin düzenlenmesi,
• Başvuru ilanının web sayfasında ilanı,
• Başvuru uygunluk denetimlerinin birimlerden temini ve kontrolü,
• Uygun bulunan aday öğrencilerin bilgilerinin YÖKSİS sistemine girişi,
• Uygun görülen öğrencilerin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına yazı ile bildirilmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca kabul edilen öğrencilerin web sayfasında ilan edilmesi ve ilgili birimlere yazı ile bildirilmesi,
• Kabul edilen öğrencilerle öğrenci beyannamesi, yükümlülük sözleşmesi, öğrenim anlaşması imzalanması,
• Öğrenim anlaşması düzenlenen öğrencilere hak ettikleri bursun %80’inin ödenmesi ile ilgili işlemlerin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ara raporun gönderilmesi,
• Hareketliliği tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öğrencilere kalan %20’lik burs ödemesi/iade işlemlerinin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına final raporunun gönderilmesi,
• Mevlana Değişim Programına ilişkin protokol işlemlerinin yürütülmesi, birimlerin yaptıkları protokollerin YÖKSİS sistemine girişlerinin yapılması ve dosyalanması,
• Farabi değişim programına ilişkin ikili protokol işlemlerinin yürütülmesi, protokollerin YÖKSİS sistemine girişlerinin yapılması ve dosyalanması,
• Farabi değişim programına ilişkin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının belirlediği takvim doğrultusunda gerekli çalışmaların yapılması ve birimlere yazı ile bilgi verilmesi,
• Gelen ve giden öğrencilere yönelik başvuruya ilişkin süreçlerin düzenlenmesi,
• Gelen ve giden öğrencilere yönelik başvuru ilanının web sayfasında ilanı,
• Başvuru uygunluk denetimlerinin birimlerden temini ve kontrolü,
• Uygun bulunan üniversitemiz öğrencilerinin başvurularının web sayfasında aday öğrenci olarak ilanı ve başvurulan üniversitelere iletilmesi,
• Gelen öğrenci başvurularının değerlendirilmek üzere ilgili birimlere iletilmesi ve sonuçların web sayfasında ilan edilmesi, üniversitelere yazı ile bildirilmesi,
• Gelen öğrenciler için Yabancı Diller Yüksekokulunda yabancı dil sınavı düzenlenmesi için gerekli çalışmaların yürütülmesi,
• Gelen öğrencilerin kimlik kartlarının hazırlatılması için kimlik ofisine bilgi verilmesi,
• Başvurusu kabul edilen ve öğrenim protokolleri onaylanan gelen öğrenciler için kabul belgelerinin düzenlenerek üniversitelerine gönderilmesi,
• Yabancı dil sonuçlarının web sayfasında ilanı,
• Başvurusu kabul edilen öğrencilerimiz için öğrenim protokollerinin düzenlenmesi işleminin koordinasyonu,
• Öğrenim protokollerin uygun görülen öğrencilerimizin bilgilerinin YÖKSİS sistemine girişi ve ayrıca bilgi formlarının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca kabul edilen öğrencilerin web sayfasında ilan edilmesi ve ilgili birimlere yazı ile bildirilmesi,
• Kabul edilen öğrencilerle öğrenci beyannamesi ve yükümlülük sözleşmesinin imzalanması,
• Öğrenim protokolü düzenlenen öğrencilere hak ettikleri bursun %70’inin aylıklar halinde ödenmesi ile ilgili işlemlerin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ara raporun gönderilmesi,
• Hareketliliği tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öğrencilere kalan %30’luk burs ödemesi/iade işlemlerinin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına final raporunun gönderilmesi,
• Değişim programlarına ilişkin yönerge/mevzuat düzenlemelerine ilişkin çalışmaların yürütülmesi ve ilgili komisyonlara sunulması,
• Değişim programlarına ilişkin birimlerden gelen istatistiki verilerin düzenlenmesi,
• Uluslararası İlişkiler Koordinatörü ve Birim Sorumlusu’nun vereceği diğer işleri yapmak.