ULUSLARARASI İLİŞKİLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ

İş Bazında Görev Tanımı

• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği işlem süreçlerine ilişkin takvimin oluşturulması ve Değişim Programları Komisyonuna sunulması
• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği için Yabancı Diller Yüksekokulundan yazılı yabancı dil sınav tarihi alınması,
• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği için üniversitemize ayrılan hibenin birimleri paylaştırılması için çalışmaların yapılarak Değişim Programları Komisyonuna sunulması,
• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği başvurularına ilişkin ilan hazırlanması ve başvurulardan en geç 20 gün önce web sayfasında ilan edilmesi,
• Başvurulara ilişkin gerekli düzenlemelerin yapılması,
• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliği değerlendirme ve seçim komisyonunun oluşturulmasına ilişkin birimlere yazı yazılması ve komisyon üyelerinin görevlendirmelerine ilişkin birimlere bildirilmesi,
• Başvurulara ilişkin ayrıntılı bilginin birimlere yazı ile bildirilmesi ve koordinatörlere e-posta ile bilgilendirme e-maili gönderilmesi,
• Yazılı yabancı dil sınav sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi, koordinatörlere e-mail yoluyla bildirilmesi,
• Başvuru belgeleri ve uygunluk denetim belgelerinin birimlerden temin edilmesi ve kontrollerinin yapılması,
• Seçim sonuçlarının kontrol edilmesi, Değişim Programları Komisyonuna sunulması, komisyon kararına sunulması ve sonuçların web sayfasında ilan edilmesi,
• Boş kalan kontenjanlara yerleştirmenin yapılarak Değişim Programları Komisyonuna sunulması, sonuçların web sayfasında ilan edilmesi,
• Kabul edilen öğrencilere gerekli belgelerin düzenlenmesi,
• Kabul edilen öğrencilerle üniversitemiz arasında hibe sözleşmesi imzalanması,
• Öğrenci ve koordinatörlere oryantasyon eğitimi verilmesi,
• Hibe sözleşmesi imzalanan öğrencilerin bilgilerinin Mobility Tool hareketlilik aracına girilmesi,
• Feragat eden öğrencilere ilişkin işlemlerin yürütülmesi,
• Kabul edilen ve hibe sözleşmesi imzalanan öğrencilerin %80’lik ilk ödemelerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Kabul edilen öğrencilerin öğrenim-staj anlaşmaları, ekle-sil işlemlerinin yürütülmesi,
• Hareketlilik işlemini tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öğrencilerin akademik tanınma işlemlerinin yürütülmesi,
• Hareketlilik işlemleri tamamlanan öğrencilerin %20 kalan hibe ödemesi veya iade işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Erasmus+ öğrenim ve staj hareketliliğine ilişkin e-maillerin cevaplandırılması, öğrencilere işlem süreçlerinde yardım ve desteğin sağlanması,
• Erasmus+ öğrenci hareketliliği kapsamında gelen öğrenci başvurularının birimlere iletilmesi,
• Başvurusu kabul edilen öğrencilerin kabul belgelerinin düzenlenerek öğrenci ve ilgili üniversitelere gönderilmesi,
• Gelen öğrencilerin yurt başvurularının Üniversitemiz Öğrenci Köyü’ne iletilmesi ve gerekli işlemlerin yürütülmesi,
•  Gelen öğrencilere oryantasyon ve tanıtım yapılması,
• Gelen öğrenciler için hazırlanan öğrenci kimlik kartı ve tanıtım materyallerinin öğrencilere teslim edilmesi,
• Gelen öğrencilerin ikamet işlemleri için gerekli belgelerin düzenlenmesi,
• Gelen öğrencilere işlem süreçlerinde yardım ve desteğin sağlanması,
• Gelen öğrencilerin öğrenim-staj anlaşmaları, ekle-sil işlemlerinin yürütülmesi,
• Hareketliliğini tamamlayan gelen öğrencilerin transkript belgelerinin öğrenciye/üniversitesine ulaştırılması,
• Hareketliliğini tamamlayan gelen öğrencilerin katılım belgelerinin öğrenciye/üniversitesine ulaştırılması,
• Erasmus+ Değişim Programına ilişkin ikili protokol işlemlerinin yürütülmesi, birimlerin yaptıkları protokollerin başvuru dönemi öncesinde güncellenerek web sayfasında ilan edilmesi,
• Erasmus+ personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği işlem süreçlerine ilişkin takvimin oluşturulması ve Değişim Programları Komisyonuna sunulması
• Erasmus+ personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği için Yabancı Diller Yüksekokulundan yazılı yabancı dil sınav tarihi alınması,
• Erasmus+ personel ders verme ve eğitim alma hareketliliği başvurularına ilişkin ilan hazırlanması ve başvurulardan en geç 20 gün önce web sayfasında ilan edilmesi,
• Başvurulara ilişkin gerekli düzenlemelerin yapılması ve başvuruların alınması,
• Yazılı yabancı dil sınav sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi,
• Başvuruların değerlendirme kriterlerine göre puanlamalarının yapılması ve sıralanması, Değişim Programları Komisyonuna sunulması
• Seçim sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi,
• Kabul edilen personellere gerekli belgelerin düzenlenmesi,
• Kabul edilen personellerle üniversitemiz arasında hibe sözleşmesi imzalanması,
• Hibe sözleşmesi imzalanan personellerin bilgilerinin Mobility Tool hareketlilik aracına girilmesi,
• Kabul edilen ve hibe sözleşmesi imzalanan personellerin %80’lik ilk ödemelerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Hareketlilik işlemini tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden personellerin %20 kalan hibe ödemesi veya iade işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Erasmus+ personel hareketliliğine ilişkin e-maillerin cevaplandırılması, personellere işlem süreçlerinde yardım ve desteğin sağlanması,
• Erasmus+ öğrenci ve personel değişimine ilişkin Ulusal Ajansla ve üniversitemiz diğer birimleriyle yapılan yazışmaların yürütülmesi,
• Bir sonraki sözleşme dönemi Erasmus+ hareketliliği gerçekleştirebilmek için Ulusal Ajansa teklif çağrısında bulunulması,
• İlgili hareketlilik dönemi için Ulusal Ajansa ara rapor ve final raporlarının hazırlanarak iletilmesi,
• İlgili sözleşme dönemi sonunda kapanış bütçe hesaplamasının yapılarak Ulusal Ajansa iletilmesi,
• Mevlana değişim programına ilişkin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının belirlediği takvim doğrultusunda gerekli çalışmaların yapılması ve birimlere yazı ile bilgi verilmesi,
• Başvuruya ilişkin süreçlerin düzenlenmesi,
• Başvuru ilanının web sayfasında ilanı,
• Başvuru uygunluk denetimlerinin birimlerden temini ve kontrolü,
• Uygun bulunan aday öğrencilerin bilgilerinin YÖKSİS sistemine girişi,
• Uygun görülen öğrencilerin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına yazı ile bildirilmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca kabul edilen öğrencilerin web sayfasında ilan edilmesi ve ilgili birimlere yazı ile bildirilmesi,
• Kabul edilen öğrencilerle öğrenci beyannamesi, yükümlülük sözleşmesi, öğrenim anlaşması imzalanması,
• Öğrenim anlaşması düzenlenen öğrencilere hak ettikleri bursun %80’inin ödenmesi ile ilgili işlemlerin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ara raporun gönderilmesi,
• Hareketliliği tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öğrencilere kalan %20’lik burs ödemesi/iade işlemlerinin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına final raporunun gönderilmesi,
• Mevlana Değişim Programına ilişkin protokol işlemlerinin yürütülmesi, birimlerin yaptıkları protokollerin YÖKSİS sistemine girişlerinin yapılması ve dosyalanması,
• Farabi değişim programına ilişkin ikili protokol işlemlerinin yürütülmesi, protokollerin YÖKSİS sistemine girişlerinin yapılması ve dosyalanması,
• Farabi değişim programına ilişkin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının belirlediği takvim doğrultusunda gerekli çalışmaların yapılması ve birimlere yazı ile bilgi verilmesi,
• Gelen ve giden öğrencilere yönelik başvuruya ilişkin süreçlerin düzenlenmesi,
• Gelen ve giden öğrencilere yönelik başvuru ilanının web sayfasında ilanı,
• Başvuru uygunluk denetimlerinin birimlerden temini ve kontrolü,
• Uygun bulunan üniversitemiz öğrencilerinin başvurularının web sayfasında aday öğrenci olarak ilanı ve başvurulan üniversitelere iletilmesi,
• Gelen öğrenci başvurularının değerlendirilmek üzere ilgili birimlere iletilmesi ve sonuçların web sayfasında ilan edilmesi, üniversitelere yazı ile bildirilmesi,
• Gelen öğrenciler için Yabancı Diller Yüksekokulunda yabancı dil sınavı düzenlenmesi için gerekli çalışmaların yürütülmesi,
• Gelen öğrencilerin kimlik kartlarının hazırlatılması için kimlik ofisine bilgi verilmesi,
• Başvurusu kabul edilen ve öğrenim protokolleri onaylanan gelen öğrenciler için kabul belgelerinin düzenlenerek üniversitelerine gönderilmesi,
• Yabancı dil sonuçlarının web sayfasında ilanı,
• Başvurusu kabul edilen öğrencilerimiz için öğrenim protokollerinin düzenlenmesi işleminin koordinasyonu,
• Öğrenim protokollerin uygun görülen öğrencilerimizin bilgilerinin YÖKSİS sistemine girişi ve ayrıca bilgi formlarının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca kabul edilen öğrencilerin web sayfasında ilan edilmesi ve ilgili birimlere yazı ile bildirilmesi,
• Kabul edilen öğrencilerle öğrenci beyannamesi ve yükümlülük sözleşmesinin imzalanması,
• Öğrenim protokolü düzenlenen öğrencilere hak ettikleri bursun %70’inin aylıklar halinde ödenmesi ile ilgili işlemlerin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ara raporun gönderilmesi,
• Hareketliliği tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öğrencilere kalan %30’luk burs ödemesi/iade işlemlerinin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli işlemlerin yürütülmesi,
• Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına final raporunun gönderilmesi,
• Değişim programlarına ilişkin yönerge/mevzuat düzenlemelerine ilişkin çalışmaların yürütülmesi ve ilgili komisyonlara sunulması,
• Değişim programlarına ilişkin birimlerden gelen istatistiki verilerin düzenlenmesi,
• Uluslararası İlişkiler Koordinatörü ve Birim Sorumlusu’nun vereceği diğer işleri yapmak.

Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü Personeli

      Doç. Dr. Altuğ GÜNAL (Koordinatör)

      Dr. Emre ERZİNCAN (Birim Sorumlusu)

Esra AYDEMİR (Şef)

Çağrı LİMAN (Şef)

Özlem KORKMAZ (Bilgisayar İşletmeni)

Tuğba KARADENİZ (Bilgisayar İşletmeni)

Sümeyye DEMİREL (Bilgisayar İşletmeni)

Lale Barçın AKA (Büro Personeli)

Oya ÜNER (Büro Personeli)

Ali GEZGİN (Kadrolu İşçi)