ULUSLARARASI Ä°LÄ°ÅžKÄ°LER KOORDÄ°NATÖRLÜÄžÜ

Ä°ÅŸ Bazında Görev Tanımı

• Erasmus+ öÄŸrenim ve staj hareketliliÄŸi iÅŸlem süreçlerine iliÅŸkin takvimin oluÅŸturulması ve DeÄŸiÅŸim Programları Komisyonuna sunulması
• Erasmus+ öÄŸrenim ve staj hareketliliÄŸi için Yabancı Diller Yüksekokulundan yazılı yabancı dil sınav tarihi alınması,
• Erasmus+ öÄŸrenim ve staj hareketliliÄŸi için üniversitemize ayrılan hibenin birimleri paylaÅŸtırılması için çalışmaların yapılarak DeÄŸiÅŸim Programları Komisyonuna sunulması,
• Erasmus+ öÄŸrenim ve staj hareketliliÄŸi baÅŸvurularına iliÅŸkin ilan hazırlanması ve baÅŸvurulardan en geç 20 gün önce web sayfasında ilan edilmesi,
• BaÅŸvurulara iliÅŸkin gerekli düzenlemelerin yapılması,
• Erasmus+ öÄŸrenim ve staj hareketliliÄŸi deÄŸerlendirme ve seçim komisyonunun oluÅŸturulmasına iliÅŸkin birimlere yazı yazılması ve komisyon üyelerinin görevlendirmelerine iliÅŸkin birimlere bildirilmesi,
• BaÅŸvurulara iliÅŸkin ayrıntılı bilginin birimlere yazı ile bildirilmesi ve koordinatörlere e-posta ile bilgilendirme e-maili gönderilmesi,
• Yazılı yabancı dil sınav sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi, koordinatörlere e-mail yoluyla bildirilmesi,
• BaÅŸvuru belgeleri ve uygunluk denetim belgelerinin birimlerden temin edilmesi ve kontrollerinin yapılması,
• Seçim sonuçlarının kontrol edilmesi, DeÄŸiÅŸim Programları Komisyonuna sunulması, komisyon kararına sunulması ve sonuçların web sayfasında ilan edilmesi,
• BoÅŸ kalan kontenjanlara yerleÅŸtirmenin yapılarak DeÄŸiÅŸim Programları Komisyonuna sunulması, sonuçların web sayfasında ilan edilmesi,
• Kabul edilen öÄŸrencilere gerekli belgelerin düzenlenmesi,
• Kabul edilen öÄŸrencilerle üniversitemiz arasında hibe sözleÅŸmesi imzalanması,
• ÖÄŸrenci ve koordinatörlere oryantasyon eÄŸitimi verilmesi,
• Hibe sözleÅŸmesi imzalanan öÄŸrencilerin bilgilerinin Mobility Tool hareketlilik aracına girilmesi,
• Feragat eden öÄŸrencilere iliÅŸkin iÅŸlemlerin yürütülmesi,
• Kabul edilen ve hibe sözleÅŸmesi imzalanan öÄŸrencilerin %80’lik ilk ödemelerinin gerçekleÅŸtirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli iÅŸlemlerin yürütülmesi,
• Kabul edilen öÄŸrencilerin öÄŸrenim-staj anlaÅŸmaları, ekle-sil iÅŸlemlerinin yürütülmesi,
• Hareketlilik iÅŸlemini tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öÄŸrencilerin akademik tanınma iÅŸlemlerinin yürütülmesi,
• Hareketlilik iÅŸlemleri tamamlanan öÄŸrencilerin %20 kalan hibe ödemesi veya iade iÅŸlemlerinin gerçekleÅŸtirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli iÅŸlemlerin yürütülmesi,
• Erasmus+ öÄŸrenim ve staj hareketliliÄŸine iliÅŸkin e-maillerin cevaplandırılması, öÄŸrencilere iÅŸlem süreçlerinde yardım ve desteÄŸin saÄŸlanması,
• Erasmus+ öÄŸrenci hareketliliÄŸi kapsamında gelen öÄŸrenci baÅŸvurularının birimlere iletilmesi,
• BaÅŸvurusu kabul edilen öÄŸrencilerin kabul belgelerinin düzenlenerek öÄŸrenci ve ilgili üniversitelere gönderilmesi,
• Gelen öÄŸrencilerin yurt baÅŸvurularının Üniversitemiz ÖÄŸrenci Köyü’ne iletilmesi ve gerekli iÅŸlemlerin yürütülmesi,
•  Gelen öÄŸrencilere oryantasyon ve tanıtım yapılması,
• Gelen öÄŸrenciler için hazırlanan öÄŸrenci kimlik kartı ve tanıtım materyallerinin öÄŸrencilere teslim edilmesi,
• Gelen öÄŸrencilerin ikamet iÅŸlemleri için gerekli belgelerin düzenlenmesi,
• Gelen öÄŸrencilere iÅŸlem süreçlerinde yardım ve desteÄŸin saÄŸlanması,
• Gelen öÄŸrencilerin öÄŸrenim-staj anlaÅŸmaları, ekle-sil iÅŸlemlerinin yürütülmesi,
• HareketliliÄŸini tamamlayan gelen öÄŸrencilerin transkript belgelerinin öÄŸrenciye/üniversitesine ulaÅŸtırılması,
• HareketliliÄŸini tamamlayan gelen öÄŸrencilerin katılım belgelerinin öÄŸrenciye/üniversitesine ulaÅŸtırılması,
• Erasmus+ DeÄŸiÅŸim Programına iliÅŸkin ikili protokol iÅŸlemlerinin yürütülmesi, birimlerin yaptıkları protokollerin baÅŸvuru dönemi öncesinde güncellenerek web sayfasında ilan edilmesi,
• Erasmus+ personel ders verme ve eÄŸitim alma hareketliliÄŸi iÅŸlem süreçlerine iliÅŸkin takvimin oluÅŸturulması ve DeÄŸiÅŸim Programları Komisyonuna sunulması
• Erasmus+ personel ders verme ve eÄŸitim alma hareketliliÄŸi için Yabancı Diller Yüksekokulundan yazılı yabancı dil sınav tarihi alınması,
• Erasmus+ personel ders verme ve eÄŸitim alma hareketliliÄŸi baÅŸvurularına iliÅŸkin ilan hazırlanması ve baÅŸvurulardan en geç 20 gün önce web sayfasında ilan edilmesi,
• BaÅŸvurulara iliÅŸkin gerekli düzenlemelerin yapılması ve baÅŸvuruların alınması,
• Yazılı yabancı dil sınav sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi,
• BaÅŸvuruların deÄŸerlendirme kriterlerine göre puanlamalarının yapılması ve sıralanması, DeÄŸiÅŸim Programları Komisyonuna sunulması
• Seçim sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi,
• Kabul edilen personellere gerekli belgelerin düzenlenmesi,
• Kabul edilen personellerle üniversitemiz arasında hibe sözleÅŸmesi imzalanması,
• Hibe sözleÅŸmesi imzalanan personellerin bilgilerinin Mobility Tool hareketlilik aracına girilmesi,
• Kabul edilen ve hibe sözleÅŸmesi imzalanan personellerin %80’lik ilk ödemelerinin gerçekleÅŸtirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli iÅŸlemlerin yürütülmesi,
• Hareketlilik iÅŸlemini tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden personellerin %20 kalan hibe ödemesi veya iade iÅŸlemlerinin gerçekleÅŸtirilmesi için gerekli yazışmaların yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli iÅŸlemlerin yürütülmesi,
• Erasmus+ personel hareketliliÄŸine iliÅŸkin e-maillerin cevaplandırılması, personellere iÅŸlem süreçlerinde yardım ve desteÄŸin saÄŸlanması,
• Erasmus+ öÄŸrenci ve personel deÄŸiÅŸimine iliÅŸkin Ulusal Ajansla ve üniversitemiz diÄŸer birimleriyle yapılan yazışmaların yürütülmesi,
• Bir sonraki sözleÅŸme dönemi Erasmus+ hareketliliÄŸi gerçekleÅŸtirebilmek için Ulusal Ajansa teklif çaÄŸrısında bulunulması,
• Ä°lgili hareketlilik dönemi için Ulusal Ajansa ara rapor ve final raporlarının hazırlanarak iletilmesi,
• Ä°lgili sözleÅŸme dönemi sonunda kapanış bütçe hesaplamasının yapılarak Ulusal Ajansa iletilmesi,
• Mevlana deÄŸiÅŸim programına iliÅŸkin YükseköÄŸretim Kurulu BaÅŸkanlığının belirlediÄŸi takvim doÄŸrultusunda gerekli çalışmaların yapılması ve birimlere yazı ile bilgi verilmesi,
• BaÅŸvuruya iliÅŸkin süreçlerin düzenlenmesi,
• BaÅŸvuru ilanının web sayfasında ilanı,
• BaÅŸvuru uygunluk denetimlerinin birimlerden temini ve kontrolü,
• Uygun bulunan aday öÄŸrencilerin bilgilerinin YÖKSÄ°S sistemine giriÅŸi,
• Uygun görülen öÄŸrencilerin YükseköÄŸretim Kurulu BaÅŸkanlığına yazı ile bildirilmesi,
• YükseköÄŸretim Kurulu BaÅŸkanlığınca kabul edilen öÄŸrencilerin web sayfasında ilan edilmesi ve ilgili birimlere yazı ile bildirilmesi,
• Kabul edilen öÄŸrencilerle öÄŸrenci beyannamesi, yükümlülük sözleÅŸmesi, öÄŸrenim anlaÅŸması imzalanması,
• ÖÄŸrenim anlaÅŸması düzenlenen öÄŸrencilere hak ettikleri bursun %80’inin ödenmesi ile ilgili iÅŸlemlerin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli iÅŸlemlerin yürütülmesi,
• YükseköÄŸretim Kurulu BaÅŸkanlığına ara raporun gönderilmesi,
• HareketliliÄŸi tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öÄŸrencilere kalan %20’lik burs ödemesi/iade iÅŸlemlerinin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli iÅŸlemlerin yürütülmesi,
• YükseköÄŸretim Kurulu BaÅŸkanlığına final raporunun gönderilmesi,
• Mevlana DeÄŸiÅŸim Programına iliÅŸkin protokol iÅŸlemlerinin yürütülmesi, birimlerin yaptıkları protokollerin YÖKSÄ°S sistemine giriÅŸlerinin yapılması ve dosyalanması,
• Farabi deÄŸiÅŸim programına iliÅŸkin ikili protokol iÅŸlemlerinin yürütülmesi, protokollerin YÖKSÄ°S sistemine giriÅŸlerinin yapılması ve dosyalanması,
• Farabi deÄŸiÅŸim programına iliÅŸkin YükseköÄŸretim Kurulu BaÅŸkanlığının belirlediÄŸi takvim doÄŸrultusunda gerekli çalışmaların yapılması ve birimlere yazı ile bilgi verilmesi,
• Gelen ve giden öÄŸrencilere yönelik baÅŸvuruya iliÅŸkin süreçlerin düzenlenmesi,
• Gelen ve giden öÄŸrencilere yönelik baÅŸvuru ilanının web sayfasında ilanı,
• BaÅŸvuru uygunluk denetimlerinin birimlerden temini ve kontrolü,
• Uygun bulunan üniversitemiz öÄŸrencilerinin baÅŸvurularının web sayfasında aday öÄŸrenci olarak ilanı ve baÅŸvurulan üniversitelere iletilmesi,
• Gelen öÄŸrenci baÅŸvurularının deÄŸerlendirilmek üzere ilgili birimlere iletilmesi ve sonuçların web sayfasında ilan edilmesi, üniversitelere yazı ile bildirilmesi,
• Gelen öÄŸrenciler için Yabancı Diller Yüksekokulunda yabancı dil sınavı düzenlenmesi için gerekli çalışmaların yürütülmesi,
• Gelen öÄŸrencilerin kimlik kartlarının hazırlatılması için kimlik ofisine bilgi verilmesi,
• BaÅŸvurusu kabul edilen ve öÄŸrenim protokolleri onaylanan gelen öÄŸrenciler için kabul belgelerinin düzenlenerek üniversitelerine gönderilmesi,
• Yabancı dil sonuçlarının web sayfasında ilanı,
• BaÅŸvurusu kabul edilen öÄŸrencilerimiz için öÄŸrenim protokollerinin düzenlenmesi iÅŸleminin koordinasyonu,
• ÖÄŸrenim protokollerin uygun görülen öÄŸrencilerimizin bilgilerinin YÖKSÄ°S sistemine giriÅŸi ve ayrıca bilgi formlarının YükseköÄŸretim Kurulu BaÅŸkanlığına gönderilmesi,
• YükseköÄŸretim Kurulu BaÅŸkanlığınca kabul edilen öÄŸrencilerin web sayfasında ilan edilmesi ve ilgili birimlere yazı ile bildirilmesi,
• Kabul edilen öÄŸrencilerle öÄŸrenci beyannamesi ve yükümlülük sözleÅŸmesinin imzalanması,
• ÖÄŸrenim protokolü düzenlenen öÄŸrencilere hak ettikleri bursun %70’inin aylıklar halinde ödenmesi ile ilgili iÅŸlemlerin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli iÅŸlemlerin yürütülmesi,
• YükseköÄŸretim Kurulu BaÅŸkanlığına ara raporun gönderilmesi,
• HareketliliÄŸi tamamlayan ve gerekli belgeleri teslim eden öÄŸrencilere kalan %30’luk burs ödemesi/iade iÅŸlemlerinin yürütülmesi ve MYS (Mali Yönetim Sistemi) sisteminde gerekli iÅŸlemlerin yürütülmesi,
• YükseköÄŸretim Kurulu BaÅŸkanlığına final raporunun gönderilmesi,
• DeÄŸiÅŸim programlarına iliÅŸkin yönerge/mevzuat düzenlemelerine iliÅŸkin çalışmaların yürütülmesi ve ilgili komisyonlara sunulması,
• DeÄŸiÅŸim programlarına iliÅŸkin birimlerden gelen istatistiki verilerin düzenlenmesi,
• Uluslararası Ä°liÅŸkiler Koordinatörü ve Birim Sorumlusu’nun vereceÄŸi diÄŸer iÅŸleri yapmak.