Sorularla İkili İş Birliği

1-İkili İşbirliği Anlaşması (MoU) Nedir?

İkili işbirliği anlaşmaları (Memorandum of Understanding - MoU), yurtdışındaki yükseköğretim kurumları ile akademik işbirliğini teşvik etmek amacıyla yapılan; tarafların iyi niyetini ve ortak niyet beyanını içeren; işbirliğinin genel çerçevesini tanımlayan maddi bağlayıcılığı bulunmayan mutabakat belgeleridir.

Ege Üniversitesi, uluslararasılaşma vizyonu doğrultusunda dünyanın farklı bölgelerindeki yükseköğretim kurumlarıyla ikili iş birliği protokolleri imzalamaktadır. Bu protokoller aracılığıyla öğrenci ve personel değişimi, ortak araştırma projeleri, eğitim faaliyetleri ve kültürel etkileşimler desteklenmektedir.

2-İkili İşbirliği Protokol Süreçleri Nelerdir?

İkili iş birliği protokollerinin hazırlanması, onaylanması ve yürürlüğe girmesi sürecine İkili İşbirliği Anlaşmaları ana başlığın altında İkili İşbirliği Protokol Süreci alt başlığından ulaşabilirsiniz.

3-Yeni bir iş birliği protokolü nasıl başlatabilirim?

Yeni bir protokol teklifi, ilgili akademik birim tarafından hazırlanır ve Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü aracılığıyla sürece alınır.
Taslak, karşı kurumla mutabık kalındıktan sonra Rektörlük onayına sunulur ve iki tarafın imzasıyla yürürlüğe girer.

4-Süreçte Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğünün Görev ve Sorumlulukları nelerdir?

• Uluslararası İlişkiler Ofisi, ilgili akademik birim karşı kurum ile ön yazışmalarını tamamladıktan ve MoU taslağı üzerinde mutabık kaldıktan sonra sürece dahil olur. Bunun yanında karşı kurumlardan gelen talep veya Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğünün belirlediği kurumlar olması durumunda Koordinatörlük süreci başından sonuna kadar yürütür.
• Koordinatörlük, sürecin Üniversite içindeki koordinasyonunu sağlar.
• Taslak metnin şekilsel kontrolünü yapar. İçerik kısmı tamamen metni gönderen birimin sorumluluğundadır.
• Gerekli birimlerle (Rektörlük, Protokol İnceleme Komisyonu, ilgili fakülte/birim vs.) iletişimi yürütür.
• İmza sürecini yürütür ve orijinal belgeyi arşivler.

5- Ege Üniversitesi'nin resmi MoU şablonu kullanılırsa süreç nasıl işler?

Ege Üniversitesi tarafından hazırlanan resmi MoU şablonu Protokol İnceleme Komisyonunun onayından geçmiş olduğu için, tekrar onay sürecine girmeden Rektörlük makamınca doğrudan değerlendirilir. Bu durumda süreç çok daha hızlı ilerler.

6- Farklı bir kurumun MoU taslağı kullanıldığında süreç nasıl işler?

• Üzerinde mutabık kaldığınız taslak belge, Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü  aracılığıyla içinde Üniversitemiz Hukuk Müşavirliği avukatlarından birinin de bulunduğu Protokol İnceleme Komisyonuna’na iletilir.
• Komisyon belgeyi iç hukukumuz açısından inceler, gerekli durumlarda revize önerir.
• Revizeler ilgili akademik birime iletilir ve birim gerekirse karşı kurumla yazışmalarını sürdürerek taslağı revize eder.
• Revizyon sonrası taslak yeniden Koordinatörlüğe iletilir ve ikinci Komisyon süreci başlar.
• Komisyon onayı olmadan belge asla imzaya sunulamaz.

7- MoU şablonuna nereden ulaşabilirim?

• Ege Üniversitesi’nin resmi MoU (Mutabakat Zaptı) şablonuna Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü web sitemizden ulaşabilirsiniz.
• Bu şablonu indirip karşı kuruma iletebilirsiniz. Karşı kurum şablonumuzu kabul ederse, lütfen durumunuzu açıklayan bir e-posta ile ofisimize gönderin (erasmus@mail.ege.edu.tr).
• Ege Üniversitesinin MoU şablonu karşı kurumca kabul edilmiyor ise mutabık kalınan protokol EBYS üzerinden resmi yazı ile Protokol İnceleme Komisyonunun değerlendirimesine sunulmak üzere Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğüne gönderilmelidir.

8- MoU metninde kabul edilmeyen içerikler nelerdir?

• Başka ülkelerin anayasa, yasa veya yönetmeliklerine doğrudan atıfta bulunan maddeler kesinlikle kabul edilmez.
• Üniversitemizin bağımsızlığı, tarafsızlığı ve yasal çerçevesine aykırı taahhütler metne eklenemez.
• Her türlü hüküm, üniversitemizin hak ve çıkarlarını koruyacak şekilde düzenlenmelidir.

9- MoU süreci ne kadar sürer?

• Ege Üniversitesi şablonu kullanıldığında: Ortalama 2-4 hafta
• Karşı kurum taslağı kullanıldığında: Ortalama 6 ay (Yoğunluğa göre değişebilir)
• Revizyonlu ve çok taraflı metinlerde: 6 ay – 1 yıl (Ya da daha uzun)

10- MoU süreci tamamlandıktan sonra hangi aşamalar vardır?

1. Her iki taraf metin üzerinde mutabık kalır.
2. Nihai metin taraflara imzaya sunulur.
3. Üniversitemizde MoU’yu Rektör Yardımcımız imzalamaktadır.
4. İmza sonrası belgenin bir nüshası Koordinatörlük arşivine alınır, bir nüshası karşı kuruma gönderilir. Üniversitemizdeki ilgili birime ise belgenin taranmış versiyonu iletilir.
5. MoU imzalar tamamlanınca yürürlüğe girer.

11- Sadece MoU imzalamak iş birliği başlatmak için yeterli midir?

HAYIR. MoU yalnızca kurumlar arası genel çerçeveyi belirtir. Duruma göre öğrenci değişimi, ortak dersler veya projeler için ayrı uygulama protokolleri veya anlaşmalar imzalanması gerekebilir.

12- İkili işbirliği protokolü ile Erasmus+ anlaşması arasında fark var mı?

Evet. Erasmus+ anlaşmaları Avrupa Komisyonu’nun programına dâhildir ve belirli fonlardan yararlanmayı sağlar. İkili iş birliği protokolleri ise fon bağımsızdır; dünyanın her bölgesindeki üniversitelerle karşılıklı mutabakat esasına dayanır.

13- Yeni bir iş birliği protokolü nasıl başlatabilirim?

Yeni bir protokol teklifi, ilgili akademik birim tarafından hazırlanır ve Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü aracılığıyla sürece alınır.

14- Protokol süreci ne kadar sürer?

Süre, karşı kurumun yanıt süresine ve iç onay mekanizmalarına bağlı olarak değişir.
Genellikle tüm aşamalar ortalama 4–8 hafta içinde tamamlanır.

15- Protokoller hangi alanlarda yapılabilir?

Eğitim, araştırma, öğrenci ve personel değişimi, ortak diploma programları, kültürel etkinlikler gibi akademik iş birliğini destekleyen her alanda protokol yapılabilir.

16- Protokol imzalandıktan sonra değişiklik yapılabilir mi?

Evet. Tarafların mutabakatı hâlinde protokol koşulları güncellenebilir veya süresi uzatılabilir.
Bu durumda “Ek Protokol” (Addendum) hazırlanarak imzalanır.

17- Protokol süresi dolarsa ne olur?

Süresi dolan protokoller otomatik olarak geçerliliğini yitirir.
İş birliğinin devam etmesi isteniyorsa yenileme talebi yapılmalı ve yeniden imzalanmalıdır.

18- Öğrenciler bu protokoller kapsamında nasıl değişim yapabilir?

Her protokolde belirlenen kontenjan ve koşullar çerçevesinde öğrenciler karşı üniversitede bir dönem veya akademik yıl eğitim alabilir.
Değişim başvuruları ilgili bölüm koordinatörleri aracılığıyla yapılır.

19-Personel değişimi de mümkün mü?

Evet. Akademik ve idari personel, ders verme, seminer, araştırma veya gözlem faaliyetleri kapsamında kısa süreli değişim programlarına katılabilir.

20-İkili iş birliği protokolleri kimler tarafından imzalanır?

Protokoller, Ege Üniversitesi adına Rektör tarafından; karşı kurum adına ise yetkili yönetici (Rektör, Başkan, Müdür vb.) tarafından imzalanır.

21- Mevcut anlaşmalı üniversiteleri nereden görebilirim?

Anlaşmalı Üniversiteler ve Kuruluşlar sekmesinde, ülke ve kurum bazında güncel iş birliği listesi yer almaktadır.

22-Protokol şablonlarına nasıl ulaşabilirim?

İkili İşbirliği Protokol Şablonlarımız sekmesinde bulunmatadır.

23- Daha fazla bilgi için ne yapmalıyım?

agreementsege@gmail.com üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.