2018/2019 Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Giden Öğrenci İşlemleri

Seçim sonuç listesinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından ilan edilmesinin ardından, yurt dışına çıkana kadar hazırlanması ve yapılması gereken belge ve işlemler:

1-Oryantasyon Sunumu
2- Nomination
3- Gidilecek kurumun Başvuru Formu
4- Ege Üniversitesi Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği Bilgi Formu ve Fotoğraf
5- Öğrenim Hareketliliği için Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Studies) belgesi
6-Lisansüstü öğrenciler için Enstitü İzin Belgesi
7- Kadrolu öğrenciler için Görevlendirme Belgesi
8- Pasaport İşlemleri
9- Vize İşlemleri
10- EURO Hesap İşlemi
11- Sigorta İşlemleri
12-  OLS İşlemi
13- Üniversite ile hibe sözleşmesinin imzalanması

Ön Başvuru yapan öğrencilerin sıralama puanlarına göre asil - yedek listesi oluşturulur ve asil listeye giren ve hareketlilikten kendi imkânları ile (hibesiz) yararlanacağına dair dilekçelerini bölüm koordinatörlerine teslim eden (dilekçenin Fakülte/Yüksekokul/Enstitü kurul kararı ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletilmiş olması gerekmektedir) öğrenciler;

• Değişim Programları Ofisi tarafından yapılan oryantasyon programına katılır. Seçilen öğrencilerin oryantasyon sunumuna katılmaması durumunda sonraki dönem başvurularında 5 puan düşürülür.

Oryantasyon bilgisine ilişkin duyuru, Ege Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı güncel duyurularında ilan edilecektir. Lütfen güncel duyuruları takip ediniz.

• Seçim sonuçlarının ilan edilmesinin ardından öğrencilerin Bölüm Koordinatörleri tarafından seçildikleri üniversitelere bildirilerek "nomination" (isim, bölüm, iletişim bilgileri, öğrenim kademesi) işleminin yapılması gerekmektedir.

Bölüm/Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Koordinatörünüzle temasa geçerek gideceğiniz üniversitenin bilgi paketini (information package) ve kurs kataloğunu (course catalogue) detaylı şekilde inceleyiniz. Gideceğiniz üniversitenin Erasmus kabul prosedürü için gerekli belgeleri, son başvuru tarihlerini ve akademik takvimini gideceğiniz üniversitenin web sayfasından araştırınız ve öğreniniz.

• Gideceğiniz üniversitenin başvuru formunu (application form) ve eğer isteniyorsa diğer belgeleri (konaklama (accommodation form), transkript, özgeçmiş, motivasyon mektubu gibi) eksiksiz ve elektronik ortamda doldurunuz.

Gideceğiniz üniversiteye başvuru formunuzu gönderdikten sonra kabul mektubunuzu (Acceptance Letter) beklemeniz gerekmektedir. Bu belge, başvuru formunda belirttiğiniz adrese gelecektir. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Değişim Programları Ofisi’ne gelen belgeler ise sizlere mutlaka ulaştırılacaktır.  Kabul mektubunda öğrencinin adı, soyadı ve hangi tarihler arasında öğrenim görüleceğinin gün/ay/yıl şeklinde belirtilmesi (örn: 01.09.2018 – 01.02.2019) vize başvurusu sırasında sorun çıkmaması için çok önemlidir. “Acceptance Letter” göndermesi için gideceğiniz üniversiteye zaman tanıyın, acele etmeyin. Ancak vize işlemlerinin uzun bir süreç olduğunu ve “Acceptance Letter” belgesi olmadan vize işlemlerine başlayamayacağınızı nazik bir şekilde hatırlatabilirsiniz.

• Elektronik ortamda doldurulan Ege Üniversitesi Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği Bilgi Formu ve 1 adet fotoğraf Değişim Programları Ofisi’ndeki öğrenim hareketliliğinden sorumlu yetkiliye elden teslim edilir.

• Öğrenim Hareketliliği için Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Studies) belgesi

Gideceğiniz üniversitenin kurs kataloğunu (course catalogue) inceleyerek yurt dışında alacağınız dersleri ve bu derslerin burada almanız gereken hangi derslere karşılık geldiğini Bölüm Koordinatörünüzle birlikte belirleyerek “Learning Agreement for Studies” (Öğrenim Anlaşması)  belgesini (1 adet) hazırlayınız. Tablo A bölümü, yurt dışında alınan dersleri ve ECTS kredilerini göstermektedir. Tablo B bölümü, yurt dışında alınan derslerin Üniversitemizde hangi derse sayıldığını ve toplamda kaç ECTS kredisine denk gelecek şekilde tanınma sağlanacağını gösteren bölümdür.
Yurt dışında bir dönemde en az 24-30 ECTS kredisi, 2 dönem bulunacak öğrencilerimiz ise toplamda en az 48-60 ECTS kredisi almalıdır.

Bölüm koordinatörü ile birlikte hazırlanan 1 adet Öğrenim Hareketliliği için Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Studies) belgesi (bkz: öğrenim hareketliliği => kullanılan belgeler), öğrenci ve koordinatör imzasının tamamlanmasının ardından Fakülte/Yüksekokul/Enstitü kurul kararı ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na iletilir. Değişim programları ofisi tarafından akademik koordinatör imzasının tamamlatılmasının ardından belge, karşı kurumun imza ve mührünün tamamlanması için öğrenim hareketliliğinden sorumlu yetkili tarafından öğrenciye teslim edilir.

Erasmus öğrencisi olarak yurt dışına çıkmadan önce,  “Learning Agreement for Studies” belgenizin gideceğiniz üniversite tarafından imzalı ve mühürlü olarak onaylanmış olması gerekmektedir. Elektronik ortamda gönderilen belgeler kabul edilecektir. “Learning Agreement” belgesi onaylanmış olarak geri dönmeyen öğrencilerle Erasmus sözleşmesi imzalanmayacaktır.

• Pasaport İşlemleri:
  25 yaş altı öğrenciler öğrenci belgesi ile Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne başvuru yapabilirler. (bkz: https://www.nvi.gov.tr/hakkimizda/projeler/pasaport-bilgi) 25 yaş ve üstü öğrencilerin Harçsız Öğrenci Pasaportu çıkarmak için Değişim Programları Ofisi’nden yazı almaları gerekmektedir. Yazı, öğrencinin dilekçesi üzerine hazırlanacaktır (bkz: öğrenim hareketliliği => kullanılan belgeler).

Not: Yeşil pasaport başvurusu yapmak için ofisten herhangi bir belge alınmayacaktır; gerekli işlemler için Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü ile görüşülmesi gerekmektedir. Pasaport işlemleri ile ilgili sorumluluk öğrenciye aittir. Görevlendirme pasaportu olan gri pasaport için kadrolu öğrencilerin Ege Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı ile irtibata geçmesi gerekmektedir.

• Vize/yeşil/gri pasaport fotokopisi:

Kabul mektubunun temin edilmesinin ardından Değişim Programları Ofisi’ne teslim edeceğiniz dilekçe karşılığında size talebiniz doğrultusunda vize yazısı hazırlanacaktır. Yazı içeriğinde asil öğrenci iseniz alacağınız hibe bilgisi de yer alacaktır. Hareketlilikten hibesiz yararlanacak öğrenciler için de aynı yazı hazırlanacaktır ancak yazıda hibe bilgisi yer almayacaktır.
Pasaport, Vize alma ve kalacak yeri ayarlama sorumluluğu öğrenciye aittir.
Ege Üniversitesi’nde kadrolu olan lisansüstü öğrenciler “Resmi Görevlendirme Belgesi” alacaklardır ve bu belgenin bir kopyasını Değişim Programları Ofisi’ne teslim edeceklerdir. Ayrıca, yurt dışına çıkmadan önce bağlı bulundukları Enstitüye dilekçe ile bilgi vererek Erasmus programı ile yurt dışında çalışma yapacaklarını belirtmelidirler. Çalışma yapılacağına dair Enstitü İzin Belgesi’nin Enstitü Kurul Kararı ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na iletilmesi gerekmektedir.

• Öğrenim Hareketliliği Faaliyetine katılan tüm öğrencilerin zorunlu olan Genel Sağlık Sigortası yaptırmaları gerekmektedir. Yaptırdığınız sigorta belgesini bir kopyasını Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Değişim Programları Ofisi’ne teslim etmeniz gerekmektedir. Zorunlu olan sigortayı yaptırmayan öğrencilerimizle hibe sözleşmesi imzalanmayacaktır.

Almanya ve Çekya’ya gidecek SGK kapsamında sağlık güvencesi olan öğrenciler sağlık güvencelerini AT-11 veya TR/CZ 111 belgesi alarak yurt dışında da devam ettirebilirler. Değişim Programları Ofisi’ne teslim edeceğiniz dilekçe karşılığında size talebiniz doğrultusunda ilgili belge başvurusu yapabilmeniz için yazı hazırlanacaktır. Dilekçe ile birlikte yurt dışında öğrenim göreceğiniz süreyi gün/ay/yıl olarak belirten kabul mektubunuzu da eklemeniz gerekmektedir. Kabul belgesi eklenmeyen dilekçeler işleme alınmayacaktır.

• Euro Hesap Cüzdanı Fotokopisi

Halkbankası Bornova Şubesi’nden Euro hesabı açtırmanız hibenizde herhangi bir kesinti yaşamamanız açısından önemlidir.
Halkbankası Bornova Şubesi dışında Euro hesabı bildiriminde bulunan öğrencilerin banka masraf kesintileri kendilerine tahsis edilecek hibeden karşılanacağından, hibe sözleşmesi esnasında bu öğrencilerden dilekçe alınacaktır.

• Çevrimiçi Online Dil Desteği – Online Linguistic Support (OLS)

Yükseköğretimde öğrenci hareketliliği faaliyetlerinden yararlanacak öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından Çevrimiçi Dil Desteği sistemi sunulmaktadır.

Çevrimiçi Dil Desteği, Almanca, Fransızca, Hollandaca, İtalyanca, İngilizce, İspanyolca Çekçe, Danca (Danimarka dili), Yunanca, Lehçe (Polonya dili), Portekizce, İsveççe, Bulgarca, Fince, Hırvatça, Macarca, Romence, Slovakça, İrlandaca, Estonca, Letonca, Litvanyaca, Slovence ve Maltaca dillerinde sunulmaktadır. Yurt dışı hareketlilik faaliyetlerini bu dillerde gerçekleştirecek öğrenciler bu sisteme tâbidir. Ancak bu dillerde faaliyet gerçekleştirecek öğrenciler arasında faaliyet gerçekleştirecekleri dil kendi ana dili olan öğrenciler için çevrimiçi dil desteği uygulanmaz.

Çevrimiçi dil desteği, öğrencilerin girmekle yükümlü olduğu sınavları ve isteğe bağlı çevrimiçi dil kursu desteğini içermektedir.

- Zorunlu Sınavlar
Öğrenim veya staj hareketliliği gerçekleştirmek için seçilmiş öğrenciler, faaliyetlerine başlamadan önce ve faaliyetlerini tamamladıktan sonra ayrı ayrı olmak üzere, OLS sistemi üzerinden sınav olurlar. Sınav, öğrencinin gittiği kurumda öğrenim/staj faaliyetini gerçekleştireceği dilde yapılır. Birden fazla sayıda faaliyet gerçekleştiren öğrenciler, faaliyetler birbirini takip etse dahi, her faaliyet için ayrıca OLS sınavı alırlar.

Vizenin alınmasının ardından Değişim Programları Ofisi’ndeki öğrenim hareketliliğinden sorumlu yetkililer tarafından hareketlilikten yararlanacağı kesinleşen tüm öğrenciler için OLS sistemine veri girişi yapılacaktır. Veri girişi yapılan öğrencilere sistem üzerinden otomatik olarak e-mail yönlendirilecektir. Bu e-mail üzerinden öğrenciler kendi oluşturacakları şifre ve profil bilgisi aracılığıyla OLS sınavını yapabileceklerdir. OLS sınav tarihleri, öğrencilerin profil oluştururken belirttikleri öğrenim aralığı tarihine göre sistem tarafından otomatik olarak atanmaktadır. Döndükten sonra yapılması gereken sınav için sistem üzerinden öğrencilere otomatik olarak e-mail yönlendirilecektir. Değişim Programları Ofisi’ndeki öğrenim hareketliliğinden sorumlu yetkili, sınavı almanız için başka bir işlem yapmayacaktır.

Sınavlar öğrencilerin seçilmiş olma durumlarını etkilememektedir. Faaliyet öncesi ve sonrası yapılan sınavlar, öğrencinin faaliyetleri süresince dil yeterliliklerinde meydana gelen değişimi gözlemlemek amacıyla yapılmaktadır. Her iki sınav da zorunludur. Zorunlu olduğu halde bu sınavları almayan öğrencilerin hibelerinde 2018 Ka1 Yükseköğretim Kurumları için El Kitabı’nın II.8. Maddesindeki hükümlere göre kesinti yapılır. OLS sınavlarını tamamlamayan öğrencilerin hibelerinde %5 oranında kesinti yapılacaktır. Mücbir sebep halleri saklıdır. Zorunlu OLS sınavları hareketliğe seçim aracı olarak kullanılamaz.

Sınav sonuçları yalnızca öğrenci ve öğrenciyi gönderen yükseköğretim kurumu tarafından görülebilir.

- İsteğe Bağlı Dil Kursları
Dil sınavına girdikten sonra öğrenciler, sınav sonuçlarına göre kendilerini yetersiz bulmaları halinde veya yükseköğretim kurumlarının önerisiyle, faaliyetlerine başlamadan önce kendi isteklerine bağlı olarak çevrimiçi dil kurslarına katılabilirler.

Almanca, İngilizce, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Felemenkçe ve Portekizce dillerinde sınava girip sınav sonucunda B2 ve üzerinde; Bulgarca, Çekçe, Danca, Yunanca, Hırvatça, Macarca, Lehçe, Romence, Slovakça, Fince ve İsveççe dillerinde sınava girip sınav sonucunda B1 ve üzerinde alan öğrenciler isteklerine bağlı olarak gittikleri ülkenin dilinde çevrimiçi dil kursundan yararlanabilirler. Bu öğrencilere kurs ataması yine yükseköğretim kurumu tarafından yapılır. Hareketlilik başlangıcında aktif hale gelen çevrimiçi dil kurslarına azami 13 ay olmak üzere katılımcılar hareketlilik bitiminden sonra iki ay daha devam edilebilirler.

- Çevrimiçi Dil Sınavları ve Kurslarına Katılım
Öğrencilerin sınav ve dil kursuna katılabilmeleri yükseköğretim kurumları tarafından sağlanmaktadır. Yükseköğretim kurumu gidiş öncesinde ve hareketlilik bitiminde zorunlu sınavları öğrenciye atamakla yükümlüdür. Yükseköğretim kurumu kendisine tahsis edilen sınav haklarını, OLS sistemi vasıtasıyla, her dil için, o dilde faaliyet gerçekleştirecek öğrencilerine tanımlar. Kurs alacak öğrencilere kurs lisanslarını ayrıca tanımlar.

• Hibe Sözleşmesinin İmzalanması

Tüm belgelerin tamamlanmasının ardından Değişim Programları Ofisi’nde öğrenim hareketliliğinden sorumlu yetkiliden hibe sözleşmesi için randevu alınız ve Üniversite ile hibe sözleşmesini imzalayınız. Belirtilen randevu günü ve saatinde sözleşme imzalanmaması durumunda, yeniden randevu alınması zorunludur.
Öğrenme Hareketliliğine katılan öğrencilere ödemeleri iki taksitte yapılır. İlk ödeme, "öngörülen" faaliyet süresine göre hesaplanan toplam hibenin %80i kadardır. Bu ödeme, tahmini süreye göre yapılan bir avans ödemesidir. Süreler ve hibeler, faaliyete başlamadan önce yapılacak planlamada, gidilecek kurumdaki akademik takvim, öğrencilerin kabul mektuplarında yer alan süreler ve önceki yıllarda ilgili kurumda gerçekleşen faaliyetlerden edinilen deneyimler gibi mevcut bilgi ve belgelere göre öngörü olarak ve azami (üst sınır) olarak belirlenir. Hibe sözleşmesinin taraflarca imzalanmasının ardından 30 takvim günü içerisinde hibenin %80’i öğrencilerin hesabına aktarılacaktır.
İkinci taksit (%20) öğrenim dönemi sonunda, katılım sertifikasında bulunan faaliyet başlangıç/bitiş tarihlerine göre hesaplanır.

Her durumda, öğrenciye en fazla gerçekleştirdiği faaliyet süresi kadar hibe verilir. Öğrencinin öngörülen hibelendirme süresinden daha kısa süre ile faaliyet gerçekleştirmesi halinde, kesin faaliyet süresi için hesaplanandan daha fazla ilk ödeme yapılmışsa fazla miktarın öğrenciden iadesi istenir.

Öğrencinin sözleşmesinde belirlenen azami miktar, öğrenciye verilebilecek en yüksek tutara işaret etmektedir. Faaliyet süresinin öngörülenden daha kısa sürmesi halinde, öğrenciye yapılacak toplam ödeme azami hibe miktarının altında kalır. Ancak faaliyetin öngörülenden daha uzun sürmesi durumunda, üniversitenin ilgili faaliyet bütçesinde yeterli hibe varsa uzatılan faaliyet süresine öğrencinin başarı durumuna göre hibe verilebilir ve ek sözleşme düzenlenebilir.

Öğrencilerin faaliyet süreleri, öğrenim anlaşmasında veya belgenin ayrıca düzenlenmiş olması halinde katılım belgelerinde belirtilen faaliyet başlangıç-bitiş tarihlerine göre belirlenir; olağan durumda öğrencilerden ek belge istenmez. Ancak, belge üzerindeki faaliyet başlangıç-bitiş tarihinin gerçek tarihleri içermediğinin veya öğrencinin resmî tatil günleri hariç, yani normal şartlarda öğrenim veya stajın devam etmesi gereken tarihlerde misafir olduğu kurumdan (şehirden / ülkeden) ayrıldığının açıkça bilindiği durumlarda ek araştırma yapılmasına gerek görülmüş ve öğrencinin aralıksız olarak 7 (yedi) takvim gününden (hafta sonu dâhil) fazla süre ile misafir olunan kurumdan ayrıldığı tespit edilmişse, söz konusu ayrı kalınan toplam gün sayısı için hibe ödemesi yapılmaz. Daha önce ödeme yapılmışsa, ödemenin iadesi talep edilir.

Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin (katılım sertifikası veya bunun yerine geçebilecek dönüş sonrası transkript (TOR)) teslim edilmemesi durumunda hareketlilik geçersiz sayılır ve öğrenciye hibe ödenmez; başlangıçta ödenen hibe tahsil edilir.

Öğrenim hareketliliğinin asgari süresi 3 aydır. bu sürenin altında faaliyet gerçekleştirilmesi halinde, öğrencinin erken dönmesini zorunlu kılacak bir mücbir sebep yoksa asgarî faaliyet süresi şartına uygun olmadığı için kabul edilmez. Ödenen hibenin iadesi istenir.

Yurt dışında bulundukları süre içinde derslerine devam etmedikleri, sınavlarına girmedikleri ve/veya öğrenci olarak yapmakla yükümlü oldukları sorumluluklarını yerine getirmedikleri tespit edilen ve/veya bu durumu belgelendirilen, dönüş belgelerini Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Değişim Programları Ofisi’ne teslim etmeyen öğrencilerden ödenen hibenin iadesi istenir.

Öğrencinin başarılı sayılabilmesi için Öğrenim Anlaşmasında belirlenen ders programının ECTS kredisinin üçte birinden başarılı olması beklenmektedir. Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgeleri teslim eden ancak alınan toplam kredinin 1/3’ünden fazla oranda başarısız olanların hibelerinde %20 oranında; almış olduğu tüm derslerden başarısız olanların hibelerinde %40 oranında kesinti yapılır.

Zorunlu OLS sınavını, gidiş öncesinde ve dönüşte almayan ve katılımcı anketini doldurmayan öğrencilerden %5’ hibe kesintisi yapılır.

Ege Üniversitesi’nde öğrencilik haklarınızın devam etmesi için katkı payınızı (yatırması gerekenler) yatırmanız ve yurt dışında olduğunuz süreye denk gelmesi halinde boş kayıt yaparak ders kaydınızı yenilemeniz gerekmektedir.
Erasmus öğrencisi olarak seçildiniz ancak farklı nedenlerden dolayı yurt dışına gitmeme kararı aldıysanız, mutlaka Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Değişim Programları Ofisi’ne bilgi veriniz ve feragate ilişkin dilekçenizi (bkz: kullanılan belgeler) bölümünüze teslim ederek dilekçenizin Fakülte/Yüksekokul/Enstitü kurul kararı ile Değişim Programları Ofisi’ne iletilmesini sağlayınız. 17 Mayıs - 18 Haziran 2018 tarihleri arasında feragat için Fakülte Bölümlerine bildirimde bulunulmaması halinde, öğrencinin daha sonraki herhangi bir Erasmus hareketliliği başvurusundan 10 puan düşülecektir.

ÖNEMLİ NOT: Hareketlilik dönemini tamamlayan öğrencilerin döndükten sonra teslim etmeleri gereken belgeleri 31 Ekim 2019 tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. Belgeleri tamamlamayan öğrencilerin hareketlilik dönemleri geçersiz sayılır ve bu öğrenciler hibe hak edemez.